Arkevia es un cofre digital destinado a almacenar documentos de recursos humanos, principalmente los recibos de nómina desmaterializados. El servicio, accesible a través del portal MyArkevia, permite a los empleados consultar, descargar y conservar sus recibos de nómina durante un largo periodo. Su funcionamiento se basa en un espacio personal seguro, distinto de las herramientas internas de la empresa.
Portal MyArkevia e identificador personal: dos conceptos a distinguir
Una fuente frecuente de bloqueo al iniciar sesión se debe a la confusión entre la cuenta de empleado creada por el empleador y el identificador personal utilizado en myarkevia.com. Cuando una empresa activa la desmaterialización de los recibos de nómina, transmite al empleado un número de identificación y un código secreto a través del servicio de recursos humanos. Estos elementos se utilizan únicamente para la primera activación de la cuenta.
Una vez completada la activación, el empleado inicia sesión con su dirección de correo electrónico personal y una contraseña que él mismo ha definido. Este cambio de un identificador provisional (número de identificación + código) a un identificador permanente (correo electrónico + contraseña) no siempre es explicado claramente por los empleadores. Resultado: algunos empleados intentan volver a iniciar sesión con su número de identificación, lo que falla sistemáticamente después de la fase de activación.
Para acceder a la aplicación Arkevia sin dificultad, el primer paso consiste en verificar qué tipo de identificador corresponde a su situación: activación inicial o conexión habitual.
Dirección de correo electrónico vinculada a la cuenta Arkevia: el principal punto de fricción
La mayoría de los artículos dedicados a Arkevia detallan el procedimiento para restablecer la contraseña. El verdadero problema a menudo se encuentra en la raíz: la dirección de correo electrónico asociada a la cuenta ya no es accesible.
Varios escenarios provocan esta situación:
- El empleado ha dejado la empresa y la dirección de correo electrónico profesional utilizada durante la activación ha sido desactivada por el antiguo empleador.
- La dirección de correo electrónico personal proporcionada en su momento ha sido abandonada o eliminada por el proveedor de correo.
- El empleado no recuerda la dirección utilizada, ya que la activación fue hace varios años.
En estos tres casos, el procedimiento clásico de “contraseña olvidada” no funciona, ya que el enlace de restablecimiento se envía a una bandeja de entrada inaccesible. La única solución pasa por el servicio de recursos humanos del empleador (o del antiguo empleador), que puede solicitar la actualización de la dirección de correo electrónico ante Arkevia.
Esta dependencia del correo electrónico original es una limitación estructural de la plataforma. Conservar un registro escrito de la dirección utilizada durante la activación evita este tipo de bloqueo.
Autenticación reforzada en MyArkevia: lo que cambia la doble verificación
El portal MyArkevia ahora integra una autenticación de dos factores (2FA). Al iniciar sesión, después de ingresar el correo electrónico y la contraseña, se envía un código temporal por correo electrónico o SMS según la configuración de la cuenta. Este código debe ingresarse en un plazo limitado para validar el acceso.
Esta capa de seguridad adicional protege los documentos almacenados en el cofre digital, pero también introduce nuevas causas de bloqueo. Si el número de teléfono asociado ha cambiado, o si el correo electrónico de recepción del código 2FA es diferente del correo electrónico de inicio de sesión, el acceso puede ser denegado incluso con los identificadores correctos.
Códigos de respaldo a conservar
Algunas cuentas ofrecen códigos de respaldo de un solo uso, generados durante la activación de la 2FA. Estos códigos permiten eludir la doble verificación en caso de pérdida de acceso al teléfono o a la bandeja de entrada. Deben almacenarse en un lugar seguro, idealmente un gestor de contraseñas o un documento físico guardado por separado.
No guardarlos equivale a exponerse a un bloqueo total de la cuenta en caso de cambio de número de teléfono.
Conservación de los recibos de nómina en Arkevia: duración y recuperación
El cofre digital Arkevia conserva los recibos de nómina y otros documentos de recursos humanos durante un periodo prolongado, anunciado como pudiendo llegar hasta varias décadas. Esta conservación a largo plazo constituye uno de los argumentos centrales de la plataforma para los empleadores que eligen la desmaterialización.
Para el empleado, esta duración de retención no exime de descargar regularmente sus documentos. Dos razones para ello:
- En caso de cambio de empleador, el acceso a la cuenta puede volverse más complejo si el antiguo empleador cesa su relación con Arkevia.
- La disponibilidad de un servicio en línea durante varias décadas depende de la sostenibilidad de la empresa que lo opera, lo cual nunca está garantizado.
- Un archivo PDF almacenado localmente (y respaldado en un soporte externo) sigue siendo accesible independientemente de cualquier plataforma.
Descargar sus recibos de nómina en PDF tan pronto como estén disponibles, y luego archivarlos en un disco duro o un servicio de almacenamiento personal, sigue siendo la práctica más fiable.
Gestión de documentos personales más allá de los recibos de nómina
El cofre Arkevia no se limita a los recibos de nómina. Según la configuración elegida por el empleador, otros documentos pueden ser depositados: certificados del empleador, contratos de trabajo, adendas o documentos relacionados con la mutua y la previsión.
El empleado también puede, en ciertos casos, agregar sus propios documentos en un espacio personal distinto del espacio del empleador. Esta separación entre documentos depositados por la empresa y documentos personales permite centralizar varios tipos de piezas administrativas en un mismo lugar.
La navegación en el espacio documental se basa en una clasificación por categorías y por fechas. La búsqueda por palabras clave facilita la localización de un documento específico, siempre que el nombre del archivo sea explícito (lo que depende de las decisiones del empleador al depositar).
El acceso al portal MyArkevia funciona desde un navegador web en computadora, tablet o smartphone. No se requiere ninguna aplicación nativa: la conexión se realiza a través del sitio myarkevia.com, que se adapta al tamaño de la pantalla. Verificar la compatibilidad del navegador y vaciar la caché resuelve la mayoría de los problemas de visualización reportados por los usuarios.