Arkevia ist ein digitaler Tresor, der dazu dient, HR-Dokumente zu speichern, hauptsächlich die digitalisierten Gehaltsabrechnungen. Der Dienst, der über das MyArkevia-Portal zugänglich ist, ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Gehaltsabrechnungen über einen längeren Zeitraum einzusehen, herunterzuladen und aufzubewahren. Sein Betrieb basiert auf einem sicheren persönlichen Bereich, der von den internen Tools des Unternehmens getrennt ist.
Portal MyArkevia und persönliche Identifikation: zwei Begriffe, die zu unterscheiden sind
Eine häufige Quelle für Probleme beim Einloggen liegt in der Verwirrung zwischen dem Mitarbeiterkonto, das vom Arbeitgeber erstellt wurde, und der persönlichen Identifikation, die auf myarkevia.com verwendet wird. Wenn ein Unternehmen die Digitalisierung der Gehaltsabrechnungen aktiviert, übermittelt es dem Mitarbeiter eine Personalnummer und einen Geheimcode über den HR-Service. Diese Elemente dienen ausschließlich zur ersten Aktivierung des Kontos.
Nach Abschluss der Aktivierung loggt sich der Mitarbeiter mit seiner persönlichen E-Mail-Adresse und einem Passwort, das er selbst festgelegt hat, ein. Dieser Wechsel von einer vorübergehenden Identifikation (Personalnummer + Code) zu einer dauerhaften Identifikation (E-Mail + Passwort) wird von den Arbeitgebern nicht immer klar erklärt. Das Ergebnis: Einige Mitarbeiter versuchen, sich mit ihrer Personalnummer erneut einzuloggen, was nach der Aktivierungsphase systematisch fehlschlägt.
Um auf die Arkevia-Anwendung ohne Schwierigkeiten zuzugreifen, besteht der erste Schritt darin, zu überprüfen, welcher Identifikationstyp Ihrer Situation entspricht: Erstaktivierung oder regulärer Login.
E-Mail-Adresse, die mit dem Arkevia-Konto verknüpft ist: der Hauptkonfliktpunkt
Die meisten Artikel über Arkevia erläutern das Verfahren zur Zurücksetzung des Passworts. Das eigentliche Problem liegt oft vorher: die E-Mail-Adresse, die mit dem Konto verknüpft ist, ist nicht mehr zugänglich.
Mehrere Szenarien führen zu dieser Situation:
- Der Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und die bei der Aktivierung verwendete berufliche E-Mail-Adresse wurde vom ehemaligen Arbeitgeber deaktiviert.
- Die damals angegebene persönliche E-Mail-Adresse wurde aufgegeben oder vom E-Mail-Anbieter gelöscht.
- Der Mitarbeiter erinnert sich nicht mehr an die verwendete Adresse, da die Aktivierung mehrere Jahre zurückliegt.
In diesen drei Fällen funktioniert das klassische Verfahren “Passwort vergessen” nicht, da der Zurücksetzungslink an ein nicht zugängliches Postfach gesendet wird. Die einzige Lösung besteht dann im HR-Service des Arbeitgebers (oder des ehemaligen Arbeitgebers), der die Aktualisierung der E-Mail-Adresse bei Arkevia anfordern kann.
Diese Abhängigkeit von der ursprünglichen E-Mail ist eine strukturelle Einschränkung der Plattform. Eine schriftliche Aufzeichnung der bei der Aktivierung verwendeten Adresse zu behalten, verhindert solche Blockaden.
Verstärkte Authentifizierung auf MyArkevia: was die doppelte Überprüfung ändert
Das Portal MyArkevia integriert jetzt eine zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Bei der Anmeldung, nach Eingabe der E-Mail und des Passworts, wird ein temporärer Code per E-Mail oder SMS je nach Kontoeinstellung gesendet. Dieser Code muss innerhalb eines begrenzten Zeitrahmens eingegeben werden, um den Zugang zu validieren.
Diese zusätzliche Sicherheitsebene schützt die im digitalen Tresor gespeicherten Dokumente, bringt jedoch auch neue Ursachen für Blockaden mit sich. Wenn die verknüpfte Telefonnummer geändert wurde oder wenn die E-Mail-Adresse, die den 2FA-Code erhält, von der Anmelde-E-Mail abweicht, kann der Zugang selbst mit den richtigen Identifikationen verweigert werden.
Notfallcodes aufbewahren
Einige Konten bieten einmalige Notfallcodes, die bei der Aktivierung der 2FA generiert werden. Diese Codes ermöglichen es, die doppelte Überprüfung zu umgehen, falls der Zugang zum Telefon oder zum E-Mail-Postfach verloren geht. Sie sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, idealerweise in einem Passwort-Manager oder in einem physisch getrennten Dokument.
Sie nicht zu speichern, bedeutet, sich einem vollständigen Lockout des Kontos im Falle einer Telefonnummernänderung auszusetzen.
Aufbewahrung der Gehaltsabrechnungen auf Arkevia: Dauer und Wiederherstellung
Der digitale Tresor Arkevia bewahrt die Gehaltsabrechnungen und andere HR-Dokumente über einen längeren Zeitraum auf, der als bis zu mehreren Jahrzehnten angegeben wird. Diese langfristige Aufbewahrung ist eines der zentralen Argumente der Plattform für Arbeitgeber, die sich für die Digitalisierung entscheiden.
Für den Mitarbeiter entbindet diese Aufbewahrungsdauer nicht davon, regelmäßig seine Dokumente herunterzuladen. Zwei Gründe dafür:
- Im Falle eines Arbeitgeberwechsels kann der Zugang zum Konto komplizierter werden, wenn der ehemalige Arbeitgeber die Beziehung zu Arkevia beendet.
- Die Verfügbarkeit eines Online-Dienstes über mehrere Jahrzehnte hängt von der Beständigkeit des Unternehmens ab, das ihn betreibt, was nie garantiert ist.
- Eine lokal gespeicherte PDF-Datei (und auf einem externen Medium gesichert) bleibt unabhängig von jeder Plattform zugänglich.
Seine Gehaltsabrechnungen sofort nach ihrer Bereitstellung im PDF-Format herunterzuladen und dann auf einer Festplatte oder einem persönlichen Speicherplatz zu archivieren, bleibt die zuverlässigste Praxis.
Verwaltung persönlicher Dokumente über die Gehaltsabrechnungen hinaus
Der Arkevia-Tresor beschränkt sich nicht auf die Gehaltsabrechnungen. Je nach Konfiguration, die der Arbeitgeber wählt, können auch andere Dokumente hinterlegt werden: Arbeitgeberbescheinigungen, Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen oder Dokumente im Zusammenhang mit der Krankenversicherung und der Vorsorge.
Der Mitarbeiter kann in bestimmten Fällen auch eigene Dokumente in einem persönlichen Bereich hinzufügen, der von dem Bereich des Arbeitgebers getrennt ist. Diese Trennung zwischen von der Firma hinterlegten Dokumenten und persönlichen Dokumenten ermöglicht es, mehrere Arten von Verwaltungsunterlagen an einem Ort zu zentralisieren.
Die Navigation im Dokumentationsbereich erfolgt über eine Kategorisierung nach Kategorien und Daten. Die Suche nach Schlüsselwörtern erleichtert das Auffinden eines bestimmten Dokuments, vorausgesetzt, der Dateiname ist eindeutig (was von den Entscheidungen des Arbeitgebers beim Hochladen abhängt).
Der Zugang zum MyArkevia-Portal erfolgt über einen Webbrowser auf Computer, Tablet oder Smartphone. Es ist keine native Anwendung erforderlich: Der Zugang erfolgt über die Website myarkevia.com, die sich an die Bildschirmgröße anpasst. Die Kompatibilität des Browsers zu überprüfen und den Cache zu leeren, löst die meisten von den Nutzern gemeldeten Anzeigeprobleme.