Arkevia is een digitale kluis bedoeld voor het opslaan van HR-documenten, voornamelijk gedigitaliseerde loonstroken. De service, toegankelijk via het MyArkevia-portaal, stelt werknemers in staat om hun loonstroken te raadplegen, te downloaden en gedurende lange tijd te bewaren. De werking is gebaseerd op een beveiligde persoonlijke ruimte, die apart staat van de interne tools van het bedrijf.
MyArkevia-portaal en persoonlijk identificatienummer: twee begrippen om te onderscheiden
Een veelvoorkomende oorzaak van blokkades bij het inloggen is de verwarring tussen het werknemersaccount dat door de werkgever is aangemaakt en het persoonlijke identificatienummer dat op myarkevia.com wordt gebruikt. Wanneer een bedrijf de digitalisering van loonstroken activeert, ontvangt de werknemer een personeelsnummer en een geheime code via de HR-service. Deze elementen zijn uitsluitend bedoeld voor de eerste activatie van het account.
Na de activatie logt de werknemer in met zijn persoonlijke e-mailadres en een wachtwoord dat hij zelf heeft ingesteld. Deze overstap van een tijdelijk identificatienummer (personeelsnummer + code) naar een permanent identificatienummer (e-mail + wachtwoord) wordt niet altijd duidelijk uitgelegd door de werkgevers. Het resultaat: sommige werknemers proberen opnieuw in te loggen met hun personeelsnummer, wat systematisch mislukt na de activatiefase.
Om toegang te krijgen tot de Arkevia-applicatie zonder problemen, is de eerste stap dus om te controleren welk type identificatie overeenkomt met uw situatie: initiële activatie of reguliere inlog.
E-mailadres gekoppeld aan het Arkevia-account: het belangrijkste pijnpunt
De meeste artikelen over Arkevia beschrijven de procedure voor het opnieuw instellen van het wachtwoord. Het echte probleem ligt vaak eerder in het proces: het e-mailadres dat aan het account is gekoppeld, is niet meer toegankelijk.
Verschillende scenario’s kunnen deze situatie veroorzaken:
- De werknemer heeft het bedrijf verlaten en het professionele e-mailadres dat tijdens de activatie is gebruikt, is door de voormalige werkgever gedeactiveerd.
- Het persoonlijke e-mailadres dat destijds is opgegeven, is verlaten of door de e-mailprovider verwijderd.
- De werknemer herinnert zich het gebruikte e-mailadres niet meer, omdat de activatie jaren geleden heeft plaatsgevonden.
In deze drie gevallen werkt de klassieke “wachtwoord vergeten”-procedure niet, omdat de resetlink naar een ontoegankelijk inbox wordt gestuurd. De enige oplossing is dan via de HR-service van de werkgever (of de voormalige werkgever), die kan verzoeken om de e-mailadres bij Arkevia te laten bijwerken.
Deze afhankelijkheid van het oorspronkelijke e-mailadres is een structurele beperking van het platform. Het bewaren van een schriftelijk bewijs van het gebruikte e-mailadres tijdens de activatie voorkomt dit soort blokkades.
Versterkte authenticatie op MyArkevia: wat de dubbele verificatie verandert
Het MyArkevia-portaal heeft nu een tweefactorauthenticatie (2FA) geïntegreerd. Bij het inloggen, na het invoeren van het e-mailadres en het wachtwoord, wordt een tijdelijke code per e-mail of SMS verzonden, afhankelijk van de accountconfiguratie. Deze code moet binnen een beperkte tijd worden ingevoerd om de toegang te valideren.
Deze extra beveiligingslaag beschermt de documenten die in de digitale kluis zijn opgeslagen, maar introduceert ook nieuwe oorzaken van blokkades. Als het gekoppelde telefoonnummer is veranderd, of als het e-mailadres voor het ontvangen van de 2FA-code verschilt van het inlog-e-mailadres, kan de toegang worden geweigerd, zelfs met de juiste identificatiegegevens.
Noodcodes om te bewaren
Sommige accounts bieden eenmalige noodcodes, die zijn gegenereerd tijdens de activatie van de 2FA. Deze codes maken het mogelijk om de dubbele verificatie te omzeilen in geval van verlies van toegang tot de telefoon of de e-mailbox. Ze moeten op een veilige plaats worden opgeslagen, bij voorkeur in een wachtwoordbeheerder of een fysiek document dat apart wordt bewaard.
Ze niet opslaan betekent zich blootstellen aan een volledige vergrendeling van het account in geval van een wijziging van het telefoonnummer.
Bewaring van loonstroken op Arkevia: duur en herstel
De digitale kluis van Arkevia bewaart loonstroken en andere HR-documenten gedurende een lange periode, die kan oplopen tot meerdere decennia. Deze langdurige bewaring is een van de centrale argumenten van het platform voor werkgevers die kiezen voor digitalisering.
Voor de werknemer ontslaat deze bewaartermijn niet van de verplichting om regelmatig zijn documenten te downloaden. Twee redenen hiervoor:
- In geval van een verandering van werkgever kan de toegang tot het account complexer worden als de voormalige werkgever zijn relatie met Arkevia beëindigt.
- De beschikbaarheid van een online service gedurende meerdere decennia hangt af van de duurzaamheid van het bedrijf dat deze beheert, wat nooit gegarandeerd is.
- Een lokaal opgeslagen (en op een externe schijf geback-upte) PDF-bestand blijft toegankelijk, ongeacht welk platform.
Het is de meest betrouwbare praktijk om zijn loonstroken in PDF te downloaden zodra ze beschikbaar zijn, en ze vervolgens te archiveren op een harde schijf of een persoonlijke opslagdienst.
Beheer van persoonlijke documenten naast loonstroken
De Arkevia-kluis is niet beperkt tot loonstroken. Afhankelijk van de configuratie die door de werkgever is gekozen, kunnen er ook andere documenten worden opgeslagen: werkgeversattesten, arbeidsovereenkomsten, aanvullingen of documenten met betrekking tot de mutualiteit en de verzekering.
De werknemer kan in sommige gevallen ook zijn eigen documenten toevoegen in een aparte persoonlijke ruimte, gescheiden van de ruimte van de werkgever. Deze scheiding tussen documenten die door het bedrijf zijn ingediend en persoonlijke documenten maakt het mogelijk om verschillende soorten administratieve stukken op dezelfde plaats te centraliseren.
De navigatie in de documentruimte is gebaseerd op een indeling op categorieën en data. De zoekfunctie op basis van trefwoorden vergemakkelijkt het vinden van een specifiek document, op voorwaarde dat de bestandsnaam duidelijk is (wat afhangt van de keuzes van de werkgever bij de indiening).
Toegang tot het MyArkevia-portaal is mogelijk via een webbrowser op computer, tablet of smartphone. Er is geen native applicatie vereist: de verbinding verloopt via de site myarkevia.com, die zich aanpast aan de schermgrootte. Controleer de compatibiliteit van de browser en leeg de cache lost de meeste weergaveproblemen op die door gebruikers zijn gerapporteerd.